低效會(huì)議的共同特征：會(huì)前準(zhǔn)備不足、會(huì)中控制不當(dāng)、會(huì)后跟進(jìn)不實(shí)

深度的績(jī)效改進(jìn)通常都需要通過(guò)會(huì)議的方式進(jìn)行，例如，制定戰(zhàn)略目標(biāo)需要開(kāi)會(huì)，分解績(jī)效指標(biāo)需要開(kāi)會(huì)，制定績(jī)效指標(biāo)保障措施需要開(kāi)會(huì)，制訂工作計(jì)劃需要開(kāi)會(huì)，檢查工作計(jì)劃需要開(kāi)會(huì)，對(duì)績(jī)效結(jié)果進(jìn)行分析需要開(kāi)會(huì)。由此可見(jiàn)，企業(yè)能否開(kāi)好一個(gè)會(huì)議，也是企業(yè)是否高績(jī)效的重要標(biāo)志之一。

當(dāng)我們回顧企業(yè)的各類(lèi)會(huì)議的時(shí)候，通常都會(huì)給我們帶來(lái)痛苦的記憶，例如：“會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)”、“議題不清晰”、“場(chǎng)面混亂失控”、“議而不決”、“同樣的問(wèn)題反復(fù)開(kāi)會(huì)解決”；等等。這些低效會(huì)議的表現(xiàn)經(jīng)常出現(xiàn)在企業(yè)管理者的面前，讓管理者不堪其擾。會(huì)議都無(wú)法高效開(kāi)展，企業(yè)的運(yùn)行效率也肯定難以提高，隨之帶來(lái)的嚴(yán)重后果是組織績(jī)效的整體下滑。

因此，高效會(huì)議也是破除企業(yè)績(jī)效魔咒的一個(gè)很重要的課題。那么，低效會(huì)議到底有哪些表現(xiàn)？如何將企業(yè)的會(huì)議導(dǎo)向高效呢？

低效會(huì)議原因分析

常見(jiàn)低效會(huì)議準(zhǔn)備不足主要包括三個(gè)方面：一是會(huì)前準(zhǔn)備不足；二是會(huì)中控制不當(dāng)；三是會(huì)后跟進(jìn)不實(shí)。

1.會(huì)前準(zhǔn)備不足

低效會(huì)議首先從會(huì)前準(zhǔn)備不足開(kāi)始，通常企業(yè)在以下七個(gè)方面準(zhǔn)備不足。

（1）會(huì)議主題不明確。對(duì)于會(huì)議要討論的主題沒(méi)有清晰的界定，會(huì)議組織者沒(méi)有想清楚會(huì)議要解決的根本問(wèn)題是什么就匆忙召開(kāi)會(huì)議，這會(huì)導(dǎo)致是否召需要開(kāi)會(huì)議的選擇不準(zhǔn)確，很多會(huì)議并不是必須召開(kāi)，如果必須召開(kāi)的話(huà)，則需要把會(huì)議主題界定清楚。

（2）會(huì)議議題設(shè)計(jì)不合理。企業(yè)對(duì)于會(huì)議要討論哪幾個(gè)議題通常不會(huì)過(guò)于重視，往往只是大概想了幾個(gè)方面就開(kāi)始開(kāi)會(huì)了。例如：“討論一下過(guò)去一個(gè)月的項(xiàng)目進(jìn)展情況、人員安排問(wèn)題”，這樣的議題太過(guò)寬泛，不具備討論的基礎(chǔ)，這會(huì)導(dǎo)致要么會(huì)議主題太寬泛無(wú)法討論，要么會(huì)議主題過(guò)細(xì)過(guò)多，時(shí)間不夠。

（3）會(huì)議時(shí)間安排不合理。走進(jìn)企業(yè)的會(huì)議室，我們經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)一個(gè)怪現(xiàn)象，就是會(huì)議有開(kāi)始時(shí)間，沒(méi)有結(jié)束時(shí)間，問(wèn)一下參會(huì)人員：“會(huì)議什么時(shí)候結(jié)束？”通常得到的回答都是：“我們也不知道，一直都是這樣，什么時(shí)候老大覺(jué)得差不多了就該結(jié)束了�！睕](méi)有結(jié)束時(shí)間的規(guī)定，就會(huì)導(dǎo)致會(huì)議總時(shí)間無(wú)法控制。另外對(duì)于每個(gè)議題的時(shí)間沒(méi)有規(guī)定，就會(huì)導(dǎo)致會(huì)議過(guò)程缺乏有效控制，有時(shí)候一個(gè)議題討論時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，而另外一些議題討論時(shí)間又嚴(yán)重不足，時(shí)間分布嚴(yán)重失衡。

（4）會(huì)議主持人、記錄人、參會(huì)者選擇不當(dāng)。通常企業(yè)的會(huì)議都是根據(jù)習(xí)慣選擇主持人、記錄人和參會(huì)者，而不是根據(jù)會(huì)議內(nèi)容和深度選擇勝任的主持人，導(dǎo)致沒(méi)有安排記錄人或者記錄人能力不足，無(wú)法抓住會(huì)議要點(diǎn)。會(huì)議參加者太多，或者和會(huì)議主題無(wú)關(guān)，或者議事能力不足。

（5）會(huì)議場(chǎng)所選擇和布置不合理。沒(méi)有選擇適合會(huì)議主題的場(chǎng)所，環(huán)境太過(guò)開(kāi)放或者嘈雜等，有些需要討論的會(huì)議由于環(huán)境過(guò)于開(kāi)放和嘈雜而導(dǎo)致會(huì)議受到嚴(yán)重影響。

（6）會(huì)議通知的有效性低。很多企業(yè)的會(huì)議只是在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布了會(huì)議通知，沒(méi)有通過(guò)電話(huà)或者短信通知到人，導(dǎo)致很多人不知曉會(huì)議細(xì)節(jié)，缺席或準(zhǔn)備不足。

（7）會(huì)議參加人員準(zhǔn)備不足。由于會(huì)議通知不到位，會(huì)前資料發(fā)放不及時(shí)，導(dǎo)致參會(huì)人員不清楚自己在會(huì)議中的角色和責(zé)任，沒(méi)有提前思考會(huì)議議題，發(fā)言稿沒(méi)有準(zhǔn)備，開(kāi)會(huì)的時(shí)候現(xiàn)場(chǎng)發(fā)揮，失去了很多有價(jià)值的討論要點(diǎn)，嚴(yán)重影響會(huì)議效果。

2.會(huì)中控制不當(dāng)

相比于會(huì)前準(zhǔn)備，會(huì)中控制失當(dāng)是低效會(huì)議的核心，通常低效會(huì)議的會(huì)中控制失當(dāng)在以下四個(gè)方面存在不足。

（1）主持人角色失當(dāng)。主持人沒(méi)有保持中立立場(chǎng)，導(dǎo)致主持人身份和參會(huì)者身份混淆，職責(zé)履行不到位或放棄職責(zé)，一邊作為會(huì)議主持人主持會(huì)議進(jìn)程，一邊作為參會(huì)者參與會(huì)議討論。當(dāng)作為參會(huì)者討論的時(shí)候就無(wú)人控制會(huì)議局面，導(dǎo)致會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)秩序混亂，議題發(fā)散，無(wú)法達(dá)成有效共識(shí)。

（2）記錄人角色不到位。記錄人思路不能集中在會(huì)議主要議題和參會(huì)者主要觀點(diǎn)上，所記錄內(nèi)容不能體現(xiàn)核心要點(diǎn)；同時(shí)，不能提醒或協(xié)助主持人維持會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)秩序。

（3）參會(huì)者角色不到位。參會(huì)者不能按照既定議題發(fā)表觀點(diǎn)，跑題、偏題現(xiàn)象嚴(yán)重，導(dǎo)致會(huì)議討論高度發(fā)散，嚴(yán)重缺乏深度。

（4）議事規(guī)則不清晰或者缺失。會(huì)議組織者事先沒(méi)有制定清晰的議事規(guī)則，導(dǎo)致最后決策的時(shí)候沒(méi)有規(guī)則，另外在會(huì)議過(guò)程中，參會(huì)者對(duì)議事規(guī)則不遵守，都會(huì)導(dǎo)致會(huì)議議而不決，效率低下。

3.會(huì)后跟進(jìn)不實(shí)

會(huì)后跟進(jìn)是對(duì)會(huì)議達(dá)成的共識(shí)和決議的執(zhí)行環(huán)節(jié)，經(jīng)常遇到的情況是會(huì)議決策是一回事，會(huì)后落實(shí)是另外一回事。這會(huì)導(dǎo)致會(huì)議的效果大打折扣。會(huì)后跟進(jìn)不實(shí)主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面。

（1）會(huì)議紀(jì)要整理和發(fā)放不及時(shí)。由于會(huì)議記錄人角色履行不到位，導(dǎo)致會(huì)議記錄遲遲不能發(fā)放給參會(huì)者，降低會(huì)后跟進(jìn)效果。

（2）參會(huì)人員會(huì)后跟進(jìn)執(zhí)行落實(shí)不到位。參會(huì)人員未能按照會(huì)上達(dá)成的共識(shí)執(zhí)行，或者執(zhí)行不力，導(dǎo)致會(huì)議效果大大減弱。

（3）會(huì)議主持人（或指定人員）會(huì)后跟進(jìn)督促不及時(shí)。會(huì)議主持人在會(huì)后沒(méi)有跟進(jìn)或者跟進(jìn)力度不足，導(dǎo)致會(huì)議共識(shí)難以落地執(zhí)行。

高效會(huì)議的8大特征

那么，什么樣的標(biāo)準(zhǔn)才是高效會(huì)議的標(biāo)準(zhǔn)呢？通常，高效會(huì)議具備以下8大特征，作為高效會(huì)議基本準(zhǔn)則，管理者可以在每次會(huì)議召開(kāi)的時(shí)候進(jìn)行對(duì)照檢查，作為改進(jìn)改進(jìn)會(huì)議效率的指南。

（1）只在必要時(shí)才召集。但凡開(kāi)會(huì)總是有成本的，很多會(huì)議成本很高，你在開(kāi)會(huì)就無(wú)法做執(zhí)行，就會(huì)喪失很多機(jī)會(huì)成本。因此，每次會(huì)議之前，都要審視一下會(huì)議議題是否值得討論，能否可以改變形式，例如單獨(dú)溝通，書(shū)面文件傳遞等。

（2）好好籌劃。但凡開(kāi)會(huì)一定是提前準(zhǔn)備充足的，重要的會(huì)議包括解決問(wèn)題的會(huì)議、規(guī)劃計(jì)劃的會(huì)議、戰(zhàn)略制定的會(huì)議、利益分配調(diào)整的會(huì)議等，一定是好好籌劃過(guò)的，未經(jīng)認(rèn)真籌劃的會(huì)議都可能低效。

（3）擬訂和分發(fā)了議程表。但凡開(kāi)會(huì)一定要擬定和分發(fā)議程表，讓每位參會(huì)人員都清楚自己的角色和職責(zé)，并做好充分準(zhǔn)備。

（4）遵守時(shí)間，不僅要準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，也要準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。時(shí)間是會(huì)議的核心要素，作為會(huì)議支持人和參加者如何高效利用時(shí)間，在更短時(shí)間內(nèi)把觀點(diǎn)和想法說(shuō)清楚，達(dá)到溝通的目的是衡量一個(gè)會(huì)議是否高效的根本性標(biāo)志。

（5）一切按部就班。會(huì)議按照既定議題和時(shí)間安排推進(jìn)，避免“會(huì)中會(huì)”，也就是在開(kāi)會(huì)的時(shí)候提出新的議題。在沒(méi)有準(zhǔn)備的情況下討論一個(gè)事情，對(duì)參會(huì)者是一個(gè)考驗(yàn)，很容易導(dǎo)致會(huì)議時(shí)間拖延，會(huì)議效果低下。

（6）請(qǐng)最有經(jīng)驗(yàn)的和有才能的人出席。無(wú)論何種會(huì)議，都要請(qǐng)與會(huì)議主題相關(guān)的人員參加，更重要的是參會(huì)者要對(duì)會(huì)議主題有經(jīng)驗(yàn)，能對(duì)會(huì)議主題展開(kāi)討論，確保會(huì)議最終的效果得到體現(xiàn)。特別是解決問(wèn)題、規(guī)劃計(jì)劃類(lèi)的會(huì)議，一定要請(qǐng)與議題相關(guān)的人并且是有能力公開(kāi)發(fā)表觀點(diǎn)，敢于與別人碰撞新觀點(diǎn)的人參加，這是推進(jìn)會(huì)議高效的關(guān)鍵因素。

（7）做出了評(píng)論和歸納。但凡開(kāi)會(huì)都要對(duì)與議題相關(guān)的內(nèi)容展開(kāi)深度討論，并做出點(diǎn)評(píng)和總結(jié)，作為會(huì)議共識(shí)和后續(xù)執(zhí)行的基礎(chǔ)，一個(gè)沒(méi)有結(jié)論的會(huì)議會(huì)讓參會(huì)者感到困惑，浪費(fèi)參會(huì)者的時(shí)間。

（8）記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人。記錄人員詳細(xì)地記錄了所有的決定、建議和負(fù)責(zé)人，開(kāi)啟會(huì)后管理階段，進(jìn)行會(huì)后跟進(jìn)落實(shí)。

在正式召開(kāi)會(huì)議之前，將高效會(huì)議的8大特征一一列出，并隨時(shí)檢驗(yàn)，充分做好預(yù)防性管理，使即將召開(kāi)的會(huì)議能夠成為真正意義上的高效會(huì)議。

高效會(huì)議管理三階段

為開(kāi)成高效會(huì)議，會(huì)議組織者要做好“三階段”管理，也就是我們經(jīng)常說(shuō)的“會(huì)前準(zhǔn)備”、“會(huì)中控制”和“會(huì)后跟進(jìn)“。

（1）會(huì)前準(zhǔn)備。要想召開(kāi)成功的會(huì)議，必須做好周全的會(huì)前準(zhǔn)備工作。會(huì)前準(zhǔn)備不足會(huì)延續(xù)到會(huì)中控制，加大會(huì)中控制的難度。很多會(huì)議因?yàn)槿狈Τ浞值臅?huì)議準(zhǔn)備工作，才導(dǎo)致低質(zhì)量的討論過(guò)程。

（2）會(huì)中控制。會(huì)議議事過(guò)程是會(huì)議的主體及核心部分，此部分無(wú)特殊情況應(yīng)盡量按照事先的議程安排進(jìn)行，以保證會(huì)議的高效。這其中，主持人對(duì)會(huì)議場(chǎng)面的觀察和控制是核心。

（3）會(huì)后跟進(jìn)。會(huì)議結(jié)束后各參會(huì)者應(yīng)執(zhí)行會(huì)議決議，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將執(zhí)行情況進(jìn)行反饋或在下一次的會(huì)議中進(jìn)行匯報(bào)。

選自《手把手教你做績(jī)效管理：模型、方法、案例和實(shí)踐》，電子工業(yè)出版社，趙日磊著