行政工作統(tǒng)籌管理

行政工作統(tǒng)籌管理(舒老師)課程介紹：

【課程背景】
    行政管理是企業(yè)的中樞神經(jīng)系統(tǒng)。行政管理的廣度，涉及到一個企業(yè)運(yùn)作的全部過程；行政工作的深度，又關(guān)乎到企業(yè)各個板塊的管理效率，還有許多局外人難以想象的細(xì)枝末節(jié)。企業(yè)的行政管理如此重要，卻很少人能以統(tǒng)籌的思維來開展工作，或者是有想法，沒辦法。
    面對大量繁瑣的事務(wù)性工作，如何擺脫被動局面，主動掌握工作節(jié)奏，從容應(yīng)對突發(fā)問題，有效協(xié)調(diào)各方資源，使行政工作真正成為經(jīng)營管理的好幫手，舒老師以其豐富的管理經(jīng)歷和實(shí)戰(zhàn)型講師的引導(dǎo)能力，幫助行政管理者排除上述困惑。

【課程大綱】

第一單元：關(guān)于行政統(tǒng)籌的基本認(rèn)知
（一）當(dāng)前環(huán)境下行政管理的轉(zhuǎn)型
1、從管家型到樞紐型
2、從經(jīng)驗(yàn)管理到科學(xué)管理
3、從被動執(zhí)行到主動推進(jìn)
（二）行政統(tǒng)籌的績效價值
1、協(xié)調(diào)的功能
2、優(yōu)化的功能
3、執(zhí)行的功能
4、服務(wù)的功能
（三）行政管理工作的困擾及其應(yīng)對
1、工作內(nèi)容和效果的無形性
2、任務(wù)的被動性和突發(fā)性
3、外界對其管理效果評價的主觀性
4、管理特征的政策性和協(xié)調(diào)性
（四）行政統(tǒng)籌管理的領(lǐng)域
1、硬件—辦公環(huán)境、辦公設(shè)施、后勤資源
2、軟件—管理效率、工作流程、預(yù)見性管理
3、人員—工作心態(tài)、服務(wù)意識、習(xí)慣、個性
（五）審視行政部門存在的價值
1、努力發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)部門的需求- 避免被邊緣化
2、努力滿足企業(yè)運(yùn)作的核心需求－被高層所依賴
3、努力創(chuàng)造企業(yè)和業(yè)務(wù)部門的需求－凸顯自身價值

第二單元：企業(yè)運(yùn)營的統(tǒng)籌管理
（一）事務(wù)性工作的統(tǒng)籌管理體系
1、建立管理法規(guī)
2、量化管理標(biāo)準(zhǔn)
3、制作點(diǎn)檢工具
4、完善抽查記錄
（二）辦公環(huán)境的統(tǒng)籌管理
1、辦公環(huán)境管理的特點(diǎn)和難點(diǎn)
 ◇ 繁雜、瑣碎、重復(fù)性強(qiáng)
 ◇ 突發(fā)性、被動型
 ◇ 智能化管理的作用有局限
2、如何保證管理的有效性
 ◇ 使任務(wù)可視化－除去感覺和經(jīng)驗(yàn)導(dǎo)致的盲區(qū)
 ◇ 制作管理工具－降低檢查和監(jiān)督的成本
 ◇ 建立工作標(biāo)準(zhǔn)－保證執(zhí)行過程的可操行性
3、有效管理標(biāo)準(zhǔn)的特征
 ◇ 可衡量－能夠量化到點(diǎn)
 ◇ 可檢驗(yàn)－不能產(chǎn)生爭議
 ◇ 可追溯－便于檢查監(jiān)督
4、管理效果的檢驗(yàn)
 ◇ 復(fù)雜的事情簡單化
 ◇ 簡單的工作流程化
 ◇ 讓經(jīng)驗(yàn)可以復(fù)制
 ◇ 降低對人的依賴
5、用管理工具彌補(bǔ)彌補(bǔ)智能化辦公管理的缺陷
演練：管理工具的演示及制作
案例：洗手間管理文化
（三）其他行政事務(wù)的管理規(guī)范
1、飯?zhí)霉芾硪?guī)范（作業(yè)、衛(wèi)生、安全、采購）
2、保安管理規(guī)范（培訓(xùn)、安全、工作標(biāo)準(zhǔn)）
3、公務(wù)車管理規(guī)范（司機(jī)培訓(xùn)、考核）
4、前臺管理規(guī)范（禮儀、標(biāo)準(zhǔn)化）
（四）會議籌劃與管理
1、會議的行政籌劃與準(zhǔn)備
 ◇ 企業(yè)會議類型
 ◇ 各類會議的籌劃要點(diǎn)
 ◇ 會議席位的禮賓次序
 ◇ 為效果服務(wù)的幾種會場模式
2、行政例會效果的管理與控制
 ◇ 摩氏會議效果評鑒法
 ◇ 科學(xué)的會議紀(jì)要模板
 ◇ 會議決議的跟進(jìn)和督辦
3、用管理工具彌補(bǔ)彌補(bǔ)智能化辦公管理的缺陷

第三單元：跨部門工作任務(wù)的統(tǒng)籌管理
（一）行政溝通協(xié)調(diào)的困擾和難點(diǎn)
1、垂直指揮系統(tǒng)的作用有限，缺乏強(qiáng)制力
2、職能分工不合理，導(dǎo)致部門利益沖突
3、職權(quán)劃分不清晰,有責(zé)任盲點(diǎn)或空白區(qū)
4、組織資源稀缺，導(dǎo)致無序競爭和掠奪
5、人性的弱點(diǎn)---盡可能把責(zé)任推給他人
（二）科學(xué)管理的思路與方法
 1、科學(xué)代替經(jīng)驗(yàn)，用清晰的工作流程避免責(zé)任的盲區(qū)
2、理性代替感性，用清晰的任務(wù)劃分避免部門間推諉
 3、高效率代替隨意性，用重組和優(yōu)化手段避免工期延誤
（三）情景演練：企業(yè)年會統(tǒng)籌策劃案
科學(xué)的會議統(tǒng)籌流程
1、分解任務(wù)－使大型任務(wù)變成每一項(xiàng)清晰具體的活動
2、制作工作包－明確各協(xié)作部門的管理責(zé)任和資源配置
3、制作管理網(wǎng)絡(luò)圖－各項(xiàng)任務(wù)的完成時限和相互制約的關(guān)系清晰化
4、關(guān)鍵任務(wù)管理— 保證監(jiān)督檢查和特殊問題統(tǒng)籌到位

第四單元：有效的行政溝通與協(xié)調(diào)
（一）構(gòu)建企業(yè)的溝通網(wǎng)絡(luò)—提升部門管理威信
1、建立清晰的管理系統(tǒng)－明確企業(yè)的匯報關(guān)系
2、健全正式溝通路線－保證信息的權(quán)威性和嚴(yán)肅性
3、建立正向的溝通渠道－傳遞公司的文化和管理主張
（二）有效的對上溝通－獲得領(lǐng)導(dǎo)信任
1、學(xué)會聽懂上級說話，不要想當(dāng)然
2、問好問題，了解領(lǐng)導(dǎo)的真正需求
3、有效表達(dá)，提高建議的采信率
4、積極互動，引導(dǎo)上級的正確思路
5、主動補(bǔ)臺，適應(yīng)不同上級的行為風(fēng)格
6、嚴(yán)格職場操守，不參與辦公室政治
7、承接任務(wù)三步驟
8、工作匯報四原則
9、接受指令五步法
（三）有效的橫向溝通－獲得他人支持
1、用好非職務(wù)權(quán)力，增強(qiáng)個人影響力
2、分析對方的利益，啟動對方需求
3、踩住對方的動力點(diǎn)，銷售你的主張
4、了解并消除對方顧慮，促使對方參與
5、衡量雙方優(yōu)先級，找到最大公約數(shù)

第五單元：行政管理案例和工具
課程內(nèi)容總結(jié)與回顧

【名師簡介】
舒老師
 ◇ 工商管理學(xué)博士；
 ◇ 高級經(jīng)濟(jì)師；
 ◇ 中山大學(xué)工商管理學(xué)院、華南理工大學(xué)工商管理學(xué)院、美國管理技術(shù)大學(xué)MBA、EMBA特聘專家；
 ◇ 清華大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院和美國阿拉莫系統(tǒng)授證培訓(xùn)師；
 ◇ MTP授證講師；
 ◇ 曾系統(tǒng)接受過美國管理協(xié)會（AMA）的專業(yè)培訓(xùn)；
 ◇ 曾任境外上市公司高管十余年，歷任副總經(jīng)理、行政總監(jiān)、人力資源總監(jiān)、客戶服務(wù)總監(jiān)。
 ◇ 二十年企業(yè)管理和專業(yè)講師經(jīng)驗(yàn)，良好的教育背景。曾長期致力于團(tuán)隊(duì)管理、客戶服務(wù)管理、行政管理、員工培訓(xùn)管理工作，屬于實(shí)戰(zhàn)型講師。

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