物料盤點學問

    不管你的企業(yè)是大是小，原料及成品的出入庫、在庫管理，盤點都必不可少。生產(chǎn)、采購、銷售等部門的決策，都需要盤點數(shù)據(jù)作為參考。以錯誤的盤點數(shù)據(jù)作為參考，必然悖入悖出，影響采購數(shù)量、生產(chǎn)計劃、發(fā)貨計劃的制定和實施。 
　　很多人會想：盤點嘛，不就是對對賬目，清點庫存嗎?這還不簡單?實際上，沒有幾家企業(yè)能真正做到賬實相符。 
　　 
　　盤虧盤贏都不好 
　　 
　　盤虧自然不好，賬冊上記有的商品，庫里翻了個底兒朝天，還是找不著；盤贏也不要以為"賺"了，庫里的貨不會平白"多"出來的，肯定出了岔子。 
　　賬實不符，是盤點最常見的問題，多數(shù)是由于商品缺乏良好的整理和歸類。如原料放進了成品堆里，成品中混有半成品等。尤其是經(jīng)銷商的倉庫，多數(shù)沒有電腦庫存系統(tǒng)，人工操作，手工記賬，在單證上面修改、涂抹，那是經(jīng)常的事。 
　　更多的情況是賬冊和商品對上號了，但無論如何清點，數(shù)量就是不對，質(zhì)量狀態(tài)也對不上。貨到底跑哪兒去了?是記錄錯誤還是倉管監(jiān)守自盜?明明記錄完好的商品，卻變成殘損品，是正常貨損，還是操作不當導致的非正常貨損?如果這些問題不及早發(fā)現(xiàn)，到了后來就是一筆糊涂賬，怎么算也算不清。 
　　 
　　影響盤點的幾大因素 
　　 
　　1．盤點人員的素質(zhì)。 
　　很多公司沒有專業(yè)的倉管人員，往往隨便從哪個崗位調(diào)來幾個人就是；經(jīng)銷商為了放心，更是讓親戚當倉管。拋開責任心不論，這些非專業(yè)人士，在貨品不多的時候，還可以靠記性或賬冊來管理，一旦貨品多了，就應付不來了。因為不掌握一些基本的盤點常識和統(tǒng)計學知識，是難以保證盤點準確度的。有的企業(yè)為節(jié)省人力，甚至雇臨時工來盤點。這些人素質(zhì)參差不齊，不熟悉產(chǎn)品，更是錯得沒邊了，這樣的盤點做了等于沒做。 
　　還有一些公司由倉庫內(nèi)部人員組織盤點，有些人自認為對產(chǎn)品比較熟悉，盤點過程中，不仔細清點和核對，疏忽大意，導致盤點質(zhì)量不高。有的盤點現(xiàn)場缺乏監(jiān)督，事后也不復查，最后發(fā)現(xiàn)了問題也無從查起。 
　　 
　　2．設備。 
　　好一點的公司配備了盤點機、掃碼器等，能提高盤點效率和精度。而有些公司甚至連計算器都不配，所有盤點全憑雙手和大腦，不出差錯才怪呢。 
　　 
　　3．盤點方法。 
　　盤點一般分為"盲盤"和"實盤"所謂盲盤，就是打印一個空白盤點表，盤點人員必須仔細填好盤點表內(nèi)所有相關(guān)信息，包括品名、代碼、批次、數(shù)量等。這種方法可以防止某些盤點人員偷懶，但效率和準確性極低。 
　　所謂實盤，即將所有數(shù)據(jù)打印出來，盤點人員只需到現(xiàn)場去清點和核對相關(guān)信息的準確性，發(fā)現(xiàn)差異則注明，留待修訂。實盤節(jié)約時間，但也有很多盤點人員圖省事，走馬觀花看一下就算了，不認真盤點。 
　　 
　　4．盤點周期。 
　　很多公司不重視盤點工作，通常一個季度或半年組織一次大盤點。倉儲運作人少事雜，發(fā)錯貨、貨物回位錯誤等問題時常都會有，如果沒有日常盤點，很多小問題很難在短期內(nèi)發(fā)現(xiàn)。等到大盤點時才發(fā)現(xiàn)已經(jīng)晚了，損失不說，連追究責任人都很難辦到。 
　　 
　　如何做好盤點工作 
　　 
　　1．明確盤點流程。 
　　一般公司盤點都是由倉儲部門和財務部門共同完成，而有些小公司特別是經(jīng)銷商，一般都由倉庫人員自己打印盤點表，自己盤點，完事后將盤點表交給財務部，由財務部門再抽盤。 
　　從盤點到財務抽盤，短則1天～2天，長則3天～4天。財務人員抽盤或復盤時，很多貨物已經(jīng)出過貨或庫位有所調(diào)整，總會有一些差異，準確性大打折扣。 
　　還有的倉儲部門的盤點表格與財務部門表格不統(tǒng)一，盤點記錄也是各有一套，往往倉庫在完成了自己的盤點表后，還要照著結(jié)果，再補填財務部門的盤點表。如此往復，影響了盤點準確性，核對數(shù)據(jù)時也無所適從，影響準確性。 
　　要提高盤點準確度，首先要倉儲部門和財務部門一起來做。財務部可以抽調(diào)專人隨同盤點人員一起盤點；其次，要統(tǒng)一盤點表格式，最后財務部留存的盤點結(jié)果必須是倉儲部門盤點表的復印件，保證完全一致。 
　　另外，還要規(guī)定合理的盤點周期。進出庫頻繁的商品最容易出差錯，要以周或月建立短期盤點制度；旺季或淡季來臨前，要徹底清點應季商品，明確準確庫存數(shù)，為營銷策略提供準確數(shù)據(jù)；同時，每季度還要有一次較大規(guī)模的盤點。短長期盤點有機結(jié)合，才能最大限度保證賬實相符，確保盤點數(shù)據(jù)準確有效。 
　　 
　　2．做好盤點先期準備工作。 
　　較大規(guī)模盤點前，各部門要合理分工，明確各方責任，就一些相關(guān)細節(jié)做出具體布置，比如統(tǒng)一表格格式、安排盤點人員、盤點單證交接、盤點工具等等。盤點完成后，要及時核對盤點結(jié)果，對有差異的結(jié)果要多遍復盤，確保盤點準確率。 
　　盤點進行前，盡量讓所有該出庫的物料全部出庫，該入庫的全部入庫，盤點期間不要變化。實在要出入庫的，盤點前都要先人賬，再進行實物盤點。 
　　 
　　3．加強信息采集，完善臺賬制度。 
　　采集貨物相關(guān)信息，要整理出倉庫物品名稱，且盡量使用簡化稱呼。同時，商品信息要全面，如名稱、代碼、批次、規(guī)格、體積、重量等，尤其是一些名稱相同而其他信息不同的商品，更要區(qū)分開，避免發(fā)錯貨。 
　　根據(jù)盤點數(shù)據(jù)建立倉庫臺賬后，細心登記每天倉庫物品的出入庫、結(jié)存情況；嚴格控制單據(jù)的出倉、入倉、領(lǐng)料的填寫，盡量控制漏單情況。 
　　賬目清晰、準確與否，可以反映出企業(yè)經(jīng)營狀態(tài)是否健康良好。賬目好壞直接影響企業(yè)每個部門的運作，影響企業(yè)的持續(xù)發(fā)展經(jīng)營，必須認真仔細對待，馬虎不得。 
　　 
　　4．合理規(guī)劃倉庫內(nèi)部，貨物歸類儲存。 
　　一般企業(yè)倉庫都有幾大區(qū)域：包裝用料、五金、辦公用品、其他物品等。有必要合理分區(qū)，實行區(qū)域化管理。按照已劃分好的區(qū)域、貨架，將已經(jīng)歸類的物品對號入座，在擺放物品時盤點數(shù)量，便于庫存登記，也省去了再統(tǒng)計物品的時間。 
　　物品擺放要整齊，名稱、規(guī)格型號清晰，數(shù)量準確，將倉庫整理一步到位。將物品名稱歸類整理，制訂出相應的編號、賬頁號、標識卡，將常用的物品放在倉庫隨時能取的地方，保證倉庫管理各個作業(yè)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)輸入的效率和準確性，確保公司隨時準確掌握庫存數(shù)據(jù)，合理保持和控制庫存。 
　　 
　　5．完善單證填寫和交接流程。 
　　在倉庫的到貨檢驗、入庫、出庫、調(diào)撥、移庫移位、庫存盤點等各個作業(yè)環(huán)節(jié)，倉庫人員必須如實填寫各種單證。所有作業(yè)的相關(guān)信息，各部門之間必須保持一致，倉儲部門提供的信息也必須是最新的。這就要求公司各部門之間密切配合，每個環(huán)節(jié)的單證交接，必須做好交接記錄，有相關(guān)人員的簽名確認，避免各個部門相互扯皮，推卸責任。 
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