行政文秘綜合技能提升

行政文秘綜合技能提升(曹志巍)課程介紹：

課程方式
行動學(xué)習(xí)工作坊、情景互動教學(xué)，小組研討、角色扮演。

課程背景及課程模式：
為什么領(lǐng)導(dǎo)指令傳達(dá)不順？
為什么待人接物溝通不暢？
為什么會議決議跟進(jìn)不力？
現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營絕對不是生產(chǎn)和銷售的簡單組合，科學(xué)高效的行政文秘管理也是企業(yè)增效的必備條件。
行政文秘在組織管理中起著不可忽視的作用。本課程圍繞“角色認(rèn)知、職業(yè)心態(tài)、文、事、會”五個方面展開，提供具體方法和工具落地，旨在通過系統(tǒng)實用的訓(xùn)練，塑造五星行政文秘。
1.角色認(rèn)知
身在職場難免迷茫：定位模糊、技巧匱乏……清晰的角色認(rèn)知和定位，是提升職業(yè)競爭力的前提。本節(jié)從角色定位入手，結(jié)合性格認(rèn)知和優(yōu)勢發(fā)揮，幫助員工發(fā)掘自我潛能，打造高效團(tuán)隊。
2.職業(yè)心態(tài)
心態(tài)素養(yǎng)內(nèi)化于心，是個人效能提升的源動力，是個人職業(yè)生涯成敗的關(guān)鍵因素。本節(jié)以“積極主動”為切入點(diǎn)，旨在塑造良好的職業(yè)心態(tài)。
3.文
工作中，有的人專業(yè)過硬，卻是“茶壺里煮餃子，有貨倒不出”；有的人肚子有料，卻是表達(dá)混亂，不得要領(lǐng)。“表達(dá)缺失”是職場發(fā)展的攔路虎。寫作技能，不僅是行政文秘人員的溝通力，更是職場交往的競爭力。
4.事
高效協(xié)同是行政文秘人員最基本的工作。能否很好地高效協(xié)同、上傳下達(dá)，直接影響公司運(yùn)作和發(fā)展。本節(jié)旨在通過系統(tǒng)訓(xùn)練，幫助行政文秘人員打開溝通困局，快速掌握溝通技巧。同時，對于大多數(shù)行政文秘人員來說，往往感覺工作超量、深陷泥潭，怎樣處理瑣碎事務(wù)？必須學(xué)會統(tǒng)籌兼顧和時間管理。
5.會
改造一個組織，從改造會議開始。本節(jié)以“高效會議三步走”為主線，抓住“會前、會中、會后”的核心環(huán)節(jié)，讓行政文秘人員全面系統(tǒng)地了解高效會議，讓會議為高效率工作服務(wù)。
我們發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在的不少培訓(xùn)，學(xué)員的表現(xiàn)往往是“學(xué)時激動，學(xué)完感動，回到崗位一動不動”，能否落地是評估培訓(xùn)效果的重要指標(biāo)。本課程針對“三動”問題給出對策，課程進(jìn)階設(shè)計，循序漸進(jìn)，系統(tǒng)推進(jìn)，避免碎片化和零散化，確保實效。

課程收益：
1.了解行政文秘工作基本特點(diǎn)，明確自我角色定位。
2.培養(yǎng)積極主動心態(tài)，積極主動開展工作，強(qiáng)化責(zé)任心和使命感。
3.掌握五級情商的內(nèi)容及職場情商的塑造方法。
4.掌握企業(yè)公文寫作和處理的基本原則和方法，提升公文寫作和工作匯報呈現(xiàn)效果。
  5.掌握跨部門溝通技巧，讀懂領(lǐng)導(dǎo)意圖。
6.掌握事務(wù)統(tǒng)籌及時間管理技巧。
7.掌握會議管理的三個核心環(huán)節(jié)和處理技巧。

課程特色：
結(jié)構(gòu)化思考：思路清晰，有效表達(dá)。
情景化互動：實戰(zhàn)互動，寓教于樂。
口訣化記憶：口訣提煉，語言生動。
系統(tǒng)化實施：系統(tǒng)呈現(xiàn)，分段實施。
工具化落地：工具運(yùn)用，實效落地。

課程大綱：

【1.角色認(rèn)知】（0.5小時）
一、角色定位
（一）對行政文秘工作的認(rèn)識
行政文秘工作三大特點(diǎn)：中綜輔（中樞、綜合、輔助）
行政文秘工作三大任務(wù)：文事會（文書、事務(wù)、會務(wù)）
（二）行政文秘人員核心三技能
1.寫作力：文書表達(dá)清晰有力，制度流程精簡落地，當(dāng)好公司的“一支筆”。
2.溝通力：內(nèi)外溝通八面玲瓏，待人接物面面俱到，當(dāng)好公司的“協(xié)調(diào)員”。
3.執(zhí)行力：行政服務(wù)高效給力，日常管控保障到位，當(dāng)好公司的“大管家”。
（三）角色三維度
三個維度的角色轉(zhuǎn)換
（1）對上：作為下屬
〔案例分析〕一千個傷心的理由/把悲傷留給自己
（2）對內(nèi)/外：作為同事/客戶
（3）對下：行使管理職能
二、管理五時空
〔案例分析〕管理任務(wù)清單

【2.職業(yè)心態(tài)】（1.5小時）
一、心：積極心態(tài)
（一）四種人類天賦潛能
（二）操之在我
積極主動的基本原則
積極主動三步法
〔工具運(yùn)用〕刺激-回應(yīng)模型、情緒ABC、影響圈與關(guān)注圈、四大天賦
二、情：情商塑造
（一）IQ與EQ
你有多聰明？/你如何聰明？
〔案例分析〕被誤讀的情商
（二）情商塑造
〔案例分析〕怎樣讀懂領(lǐng)導(dǎo)意圖？
兩種思維

【3.文】（4小時）
一、規(guī)范：企業(yè)公文規(guī)范
（一）公文的定義、特點(diǎn)和要素
（二）公文種類變化及各文種適用范圍
（三）公文行文規(guī)則
〔案例分析〕各文種行文關(guān)系與禁忌
            容易混淆文種的適用范圍與區(qū)別
（四）最新國家標(biāo)準(zhǔn)公文格式解讀與企業(yè)公文接軌落地
1.公文格式各要素組成及排序
2.公文格式新舊標(biāo)準(zhǔn)的要素名稱變化
3.公文格式新舊標(biāo)準(zhǔn)的要素編排變化
（五）法定公文格式的“三大紀(jì)律八項注意”
1.排版準(zhǔn)備
2.實操演練（通用格式）
企業(yè)公文格式常見錯誤
〔案例分析〕常見公文規(guī)范答疑解惑
字體、段落格式上是否有標(biāo)準(zhǔn)化的要求？
如何使用分層序列數(shù)字編號？
發(fā)送單位存在多個，該如何確定先后順序？
抄送注意事項？
〔工具分享〕用word制作標(biāo)準(zhǔn)格式公文：標(biāo)準(zhǔn)格式的word模板
（六）公文處理流程
二、技巧：文書寫作技巧
（一）主題明
1.目中有人
2.標(biāo)題說話
〔案例分享〕題好一半文
〔工具分享〕結(jié)構(gòu)化地解讀標(biāo)題
（二）材料實
1．言之有物
〔工具分享〕結(jié)構(gòu)化地收集材料
解決材料虛的三大工具：七何法、九宮法、思維導(dǎo)圖法
2．刪繁就簡（刪除、合并、縮減）
（三）結(jié)構(gòu)清
1．結(jié)構(gòu)思考
（1）結(jié)構(gòu)化思維三字決
A.點(diǎn)
〔工具分享〕說出來的精彩：SCQA模型
B.縱
C.橫
〔案例分享〕分類（金字塔思維與結(jié)構(gòu)）
有序（清步驟、突重點(diǎn)、剝細(xì)節(jié)）
（2）結(jié)構(gòu)化的434法
    2．形象表達(dá)
（字不如表，表不如圖）
〔工具分享〕圖表分類選擇表
〔工具實戰(zhàn)〕PPT制作實戰(zhàn)：怎樣將WORD文檔的匯報轉(zhuǎn)化為精美PPT？
（四）語言好
1.情理交融
  （1）語言的六個維度
（2）法定公文語言特點(diǎn)：確實重要：準(zhǔn)確、平實、莊重、簡要
2.視覺傳達(dá)
三、提升：寫作實操演練

【4.事】（3小時）
一、高效協(xié)同
（一）高效協(xié)同三步法
1.清目標(biāo)
〔案例分析〕溝通三層次與角色定位
    （1）向上溝通（有膽）
〔案例分析〕匯報時機(jī)如何選？
（2）向下溝通（有心）
（3）平級溝通（跨部門溝通）（有肺）
2.用技巧
    （1）三借
① 借結(jié)構(gòu)
〔工具實戰(zhàn)〕工作匯報四步法
② 借工具
③ 借平臺
（2）三會
① 聽
〔工具實戰(zhàn)〕深度傾聽三步法
② 問
③ 答
（3）三能
〔案例分析〕先解決心情，再解決工作。
〔工具實戰(zhàn)〕有魔力的肯定認(rèn)同話術(shù)
3.出行動
〔案例分析〕職場老鳥與菜鳥的不同溝通方法

（二）4P風(fēng)格與團(tuán)隊溝通
二、統(tǒng)籌兼顧
（一）流程管理
〔案例分析〕流程一改，魔鬼變天使
〔工具實戰(zhàn)〕流程圖繪制與規(guī)范
（二）文檔管理
1.知識管理新理念—現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理
2.文件歸檔五步法
3.企業(yè)電子文件的安全管理
〔案例分析〕企業(yè)知識地圖應(yīng)用
企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫
（三）印章管理
1.印章安全管理
〔案例分析〕印章風(fēng)險知多少？
2.用印流程規(guī)范
（四）5S管理
5S在行政管理中的應(yīng)用（騰空間—贏時間—亮眼—養(yǎng)眼—養(yǎng)心）
（五）環(huán)境管理
〔案例分析〕企業(yè)文化打造
（六）資產(chǎn)管理
（七）費(fèi)用管理
（八）時間管理
1.立刻做
〔案例分析〕時間三陷井：拖延、欠管、無序
工作拖拉怎么辦？
2.系統(tǒng)做
3.享受做

【5.會】（3小時）
〔課程導(dǎo)入〕
1.會議管理的目的
2.會議管理三要素
3.會議管理五原則
〔案例分析〕你開過這樣的會嗎？領(lǐng)導(dǎo)開會，員工陪會。
一、會前：準(zhǔn)備細(xì)密
（一）策劃
1.好會議是策劃出來的
（1）定議題
（2）定分工
（3）定方案
〔案例分析〕怎樣讓會議通知和議程更準(zhǔn)確？
2.會議策劃三基原則
〔工具分享與運(yùn)用〕高效會議策劃
（二）通知
（三）備料
〔工具分享與運(yùn)用〕會議備料清單法
（四）布場
1.會議布場時經(jīng)常會忽略的細(xì)節(jié)
A．布場地
  B．布講臺
C．布座位
D．主席臺
〔案例分析〕細(xì)節(jié)決定成敗
2.接待統(tǒng)籌十字決
〔案例分析〕人行費(fèi)用首先想……
二、會中：應(yīng)對自如
（一）開場
〔案例分析〕如何讓會議開場更有吸引力？
〔工具分享與運(yùn)用〕高效開場技巧
（二）監(jiān)控
  1.參會人情緒不佳怎么辦？
先處理心情，再處理工作。
〔案例分析〕有效的情緒應(yīng)對技巧
2.參會人參會度不高怎么辦？
3.發(fā)言人超時怎么辦？
4.主持人開場技巧
5.主持人控場技巧
〔案例分析〕會議主持五事項
6.主持人收場技巧
〔情景模擬〕會中突發(fā)情況處理
（三）記錄
1.會議記錄三要
2.會議記錄八法
三、會后：跟進(jìn)到位
（一）回顧
（二）跟進(jìn)
1.計劃督導(dǎo)法
2.工作銷項法
〔案例分析〕會后跟進(jìn)的三個公式
（三）反饋
課程總結(jié)

講師簡介：

曹志巍老師-職場效能提升教練

國家注冊高級企業(yè)培訓(xùn)師
英國博贊思維導(dǎo)圖認(rèn)證管理師
AACTP國際注冊行動學(xué)習(xí)促動師（ICF）
北京大學(xué)匯豐商學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)力授權(quán)講師
多地行政學(xué)院、黨校特聘講師
20年企業(yè)管理、記者編輯及教育培訓(xùn)實戰(zhàn)經(jīng)驗
曾任：藍(lán)盾集團(tuán)行政總監(jiān)、某投資集團(tuán)行政總經(jīng)理
曹老師善于把握企業(yè)管理精髓，融合“行動學(xué)習(xí)、思維導(dǎo)圖、六維領(lǐng)導(dǎo)力”等優(yōu)秀管理工具和方法，致力提升個人效能和組織效能，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營有效運(yùn)轉(zhuǎn)。
通過20年企業(yè)管理和培訓(xùn)經(jīng)驗，從繁雜瑣碎的管理事務(wù)中提煉出易學(xué)易用的模板工具，并通過一系列思維類、管理類課程的實施落地，為受訓(xùn)企業(yè)培養(yǎng)出近百名高素質(zhì)管理人才、近千名職業(yè)化優(yōu)秀員工，課程內(nèi)容及授課風(fēng)格深受高層領(lǐng)導(dǎo)和員工好評。

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