項(xiàng)目進(jìn)度管理的三大軟技巧

  項(xiàng)目進(jìn)度管理是指在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，對(duì)各階段的進(jìn)展程度和項(xiàng)目最終完成的期限所進(jìn)行的管理，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，擬定出合理且經(jīng)濟(jì)的進(jìn)度計(jì)劃。進(jìn)度是項(xiàng)目管理的重要目標(biāo)。進(jìn)度的加快，依賴(lài)于正確的思想和方法。甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖等作為進(jìn)度管理的硬技巧，受到普遍關(guān)注。但是，直接影響IT項(xiàng)目進(jìn)度的還有許多軟技巧，其中的三個(gè)重要因素是：進(jìn)度要與IT項(xiàng)目范圍、成本、質(zhì)量、采購(gòu)的協(xié)調(diào);掌握正確的需求調(diào)研方法;縮短團(tuán)隊(duì)的組建與磨合時(shí)間。本文以IT項(xiàng)目管理為例，講述進(jìn)度管理的軟技巧。

　　由于制定進(jìn)度計(jì)劃的工具，主要是甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖(包括CPM/PERT，即關(guān)鍵路徑法/計(jì)劃評(píng)審技術(shù))，所以很多人一想到進(jìn)度管理就是繪制甘特圖或網(wǎng)絡(luò)圖，而忽視了影響項(xiàng)目進(jìn)度的其它軟技巧，如項(xiàng)目協(xié)調(diào)、需求調(diào)研的方法、團(tuán)隊(duì)磨合時(shí)間等。

　一、樹(shù)立綜合協(xié)調(diào)的觀念

　　從本質(zhì)上講，項(xiàng)目管理是從全局出發(fā)，以項(xiàng)目整體利益最大化為目標(biāo)，以項(xiàng)目范圍、成本、質(zhì)量等各專(zhuān)項(xiàng)管理的協(xié)調(diào)、統(tǒng)一為內(nèi)容，所開(kāi)展的綜合性管理過(guò)程。因此，開(kāi)展項(xiàng)目管理就要有項(xiàng)目各要素及各專(zhuān)項(xiàng)管理，進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)的觀念。

　　首先，IT項(xiàng)目的范圍會(huì)影響IT項(xiàng)目的進(jìn)度。一般來(lái)講(指假設(shè)其他要素不變，下同)，項(xiàng)目范圍越大，項(xiàng)目所要完成的任務(wù)越多，項(xiàng)目耗時(shí)越長(zhǎng);反過(guò)來(lái)，項(xiàng)目范圍越少，項(xiàng)目所要完成的任務(wù)越少，項(xiàng)目耗時(shí)越短。因此，如果項(xiàng)目進(jìn)度很緊，或者進(jìn)度拖延非常嚴(yán)重，就可以考慮與客戶(hù)討論，是否能夠?qū)⒎秶�進(jìn)行收縮。如果客戶(hù)同意縮小范圍，那么進(jìn)度能得到有效縮短。

　　同樣的，IT項(xiàng)目的成本、質(zhì)量也會(huì)影響進(jìn)度。一般來(lái)講，追加成本，可以增加更多的資源，比如設(shè)備和人力，從而使某些工作能夠并行完成或者加班完成。

　　如果項(xiàng)目不能按進(jìn)度完成，可以考慮有些原定任務(wù)是否可以外包出去，這是項(xiàng)目采購(gòu)管理與進(jìn)度管理的協(xié)調(diào)內(nèi)容之一。顯然，在縮減進(jìn)度時(shí)，可以考慮上述各專(zhuān)項(xiàng)管理之間的協(xié)調(diào)，即砍掉部分任務(wù)、降低部分任務(wù)的質(zhì)量、分包部分任務(wù)、追加部分任務(wù)的成本等。

　二、掌握正確的需求調(diào)研方法

　　很多項(xiàng)目組一提到需求調(diào)研，就馬上想到與用戶(hù)訪談。在項(xiàng)目一開(kāi)始，就與用戶(hù)面對(duì)面訪談，并不是一種好的需求調(diào)研方法。

　　一般來(lái)講，項(xiàng)目實(shí)施方不一定十分了解用戶(hù)的業(yè)務(wù)術(shù)語(yǔ)，這一點(diǎn)在IT項(xiàng)目中尤為普遍。因此，在訪談過(guò)程中，用戶(hù)講到的一些術(shù)語(yǔ)有可能被忽略。只好開(kāi)始第二次調(diào)研，回過(guò)頭來(lái)再詢(xún)問(wèn)前面提到的術(shù)語(yǔ)。有的項(xiàng)目組可能會(huì)重復(fù)兩、三遍。

　　在這種情況下，差旅費(fèi)、顧問(wèn)費(fèi)等調(diào)研成本不斷增加，項(xiàng)目的調(diào)研時(shí)間相應(yīng)拉長(zhǎng)，客戶(hù)的信賴(lài)感和配合程度也逐漸降低。

　　正確的方法應(yīng)該首先請(qǐng)用戶(hù)提供能反映用戶(hù)業(yè)務(wù)的相關(guān)資料和書(shū)籍，開(kāi)始文獻(xiàn)調(diào)研。在閱讀文獻(xiàn)的過(guò)程中，就能夠搞清楚對(duì)方的一些基本業(yè)務(wù)術(shù)語(yǔ)，并且對(duì)用戶(hù)的業(yè)務(wù)流程有一個(gè)初步認(rèn)識(shí)。

　　其次，如果需要，請(qǐng)用戶(hù)帶領(lǐng)項(xiàng)目組參觀用戶(hù)現(xiàn)場(chǎng)的業(yè)務(wù)流程，從而對(duì)某些字面上不容易理解的術(shù)語(yǔ)和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，樹(shù)立一種感性認(rèn)識(shí)。

　　第三，在此基礎(chǔ)上，根據(jù)文獻(xiàn)調(diào)查和實(shí)地考察中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，有針對(duì)性地列出訪談大綱，與用戶(hù)進(jìn)行訪談。這時(shí)訪談的效率和訪談的質(zhì)量都會(huì)提高，用戶(hù)也會(huì)因?yàn)轫?xiàng)目組提到的問(wèn)題很專(zhuān)業(yè)、有針對(duì)性，從而產(chǎn)生較強(qiáng)的信賴(lài)感。

   有的項(xiàng)目組在訪談完后，就認(rèn)為得到了用戶(hù)的真實(shí)、完整的需求，從而開(kāi)始項(xiàng)目設(shè)計(jì)。事實(shí)上，有些IT項(xiàng)目比較敏感，因?yàn)樵L談的結(jié)果是要記錄的，用戶(hù)為了回避自己的“風(fēng)險(xiǎn)”，會(huì)按照“官方”的口徑講話，這樣，需求就可能被扭曲。

正確的方法應(yīng)該是在訪談后，繼續(xù)進(jìn)行第四項(xiàng)任務(wù)，即發(fā)放無(wú)記名需求調(diào)查表。由于是無(wú)記名的，一般都能收集到比較真實(shí)的需求信息。

最后，由于訪談是單個(gè)進(jìn)行或按部門(mén)進(jìn)行的，每個(gè)具體的用戶(hù)或部門(mén)對(duì)于自己的業(yè)務(wù)非常清楚，而對(duì)于與其它崗位、其它部門(mén)的業(yè)務(wù)“接口”就不清楚。這時(shí)，一定要請(qǐng)用戶(hù)單位的高層業(yè)務(wù)主管，作一個(gè)全面的業(yè)務(wù)報(bào)告，這個(gè)報(bào)告應(yīng)該是總括性的，既能使項(xiàng)目組看到用戶(hù)業(yè)務(wù)的全貌，也能看到各部門(mén)、各崗位之間的聯(lián)系或接口。

　　掌握了正確的需求調(diào)研方法的項(xiàng)目組，就能很快得到高質(zhì)量的需求信息，縮短調(diào)研時(shí)間，使設(shè)計(jì)和實(shí)施的時(shí)間比較富裕，從而縮短進(jìn)度。

 三、縮短團(tuán)隊(duì)組建與磨合時(shí)間

任何一個(gè)項(xiàng)目組從接受任務(wù)到任務(wù)完成、團(tuán)隊(duì)解散，一般都會(huì)經(jīng)歷五個(gè)階段：組建階段，磨合階段，正規(guī)階段，表現(xiàn)階段，解散階段。

　 組建階段(又叫形成階段)：項(xiàng)目組成員從各個(gè)方面抽調(diào)而來(lái)，每個(gè)人在這一階段都有許多疑問(wèn)：我們的目的是什么?其他團(tuán)隊(duì)成員的技術(shù)、人品都怎么樣?每個(gè)人都急于知道他們能否與其他成員合得來(lái)，擔(dān)心他們?cè)陧?xiàng)目中的角色，是否會(huì)與他們的個(gè)人興趣及職業(yè)發(fā)展相一致。這一階段項(xiàng)目成員的情緒特點(diǎn)包括激動(dòng)、希望、懷疑、焦急和猶豫。

　　磨合階段(又叫震蕩階段)：項(xiàng)目成員開(kāi)始運(yùn)用技能著手執(zhí)行分配到的任務(wù)，開(kāi)始緩慢推進(jìn)工作�，F(xiàn)實(shí)也許會(huì)與個(gè)人當(dāng)初的設(shè)想不一致。例如，任務(wù)比預(yù)計(jì)的更繁重或更困難，成本或進(jìn)度計(jì)劃的限制可能比預(yù)計(jì)的更緊張。成員們?cè)絹?lái)越不滿(mǎn)意項(xiàng)目經(jīng)理的指導(dǎo)或命令。在工作過(guò)程中，每個(gè)成員根據(jù)其他成員的情況，對(duì)自己的角色及職責(zé)產(chǎn)生更多的疑問(wèn)。震蕩階段的特點(diǎn)是隊(duì)員有挫折、憤怨或者對(duì)立情緒。

正規(guī)階段(又叫規(guī)范階段)：經(jīng)受了磨合階段的考驗(yàn)后，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)就進(jìn)入了正規(guī)階段。團(tuán)隊(duì)成員之間、團(tuán)隊(duì)與項(xiàng)目經(jīng)理之間的關(guān)系已確立好了。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)逐漸接受了現(xiàn)有的工作環(huán)境，項(xiàng)目規(guī)程得以改進(jìn)和規(guī)范化�？刂萍皼Q策權(quán)從項(xiàng)目經(jīng)理移交給了各活動(dòng)的負(fù)責(zé)人，團(tuán)隊(duì)的凝聚力開(kāi)始形成，每個(gè)人覺(jué)得他是團(tuán)隊(duì)的一員，他們也接受其他成員作為團(tuán)隊(duì)的一部分。

　　表現(xiàn)階段(又叫實(shí)干階段)：這時(shí)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)積極工作，急于實(shí)現(xiàn)IT項(xiàng)目目標(biāo)。這一階段的工作績(jī)效很高，團(tuán)隊(duì)有集體感和榮譽(yù)感，信心十足。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能開(kāi)放、坦誠(chéng)、及時(shí)地進(jìn)行溝通。團(tuán)隊(duì)相互依賴(lài)度高，他們經(jīng)常合作，并盡力相互幫助。團(tuán)隊(duì)能感覺(jué)到高度授權(quán)，如果出現(xiàn)技術(shù)難題，就由適當(dāng)?shù)某蓡T組成臨時(shí)攻關(guān)小組，解決問(wèn)題后，再將有關(guān)的知識(shí)或技巧在團(tuán)隊(duì)內(nèi)部快速共享。隨著工作的進(jìn)展并得到表?yè)P(yáng)，團(tuán)隊(duì)獲得滿(mǎn)足感。個(gè)體成員會(huì)意識(shí)到為項(xiàng)目工作正在使他們獲得職業(yè)上的發(fā)展。

　　解散階段(又叫消亡階段)：隨著所有項(xiàng)目任務(wù)的完成，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)入解散階段，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員面臨著重新分配。

　　在這五個(gè)階段中，解散階段由于項(xiàng)目任務(wù)已經(jīng)完成，對(duì)于項(xiàng)目的影響不大。對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)講，一定要清楚，真正工作的階段是正規(guī)和表現(xiàn)階段。因而，項(xiàng)目經(jīng)理的重要職責(zé)，就是使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組建和磨合階段的耗時(shí)盡量短，這樣，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的正規(guī)和表現(xiàn)階段的歷時(shí)就會(huì)越長(zhǎng)，在布置任務(wù)和執(zhí)行任務(wù)時(shí)，就更加從容。

　　為使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組建階段的時(shí)間縮短，項(xiàng)目經(jīng)理一定要向團(tuán)隊(duì)說(shuō)明IT項(xiàng)目的目標(biāo)，并設(shè)想出項(xiàng)目成功的美好前景，以及成功所產(chǎn)生的好處，公布有關(guān)IT項(xiàng)目的工作范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算及進(jìn)度計(jì)劃的標(biāo)準(zhǔn)和限制。項(xiàng)目經(jīng)理要公開(kāi)討論項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組成、選擇團(tuán)隊(duì)成員的原因、他們的互補(bǔ)能力和專(zhuān)門(mén)知識(shí)，以及每個(gè)人為協(xié)助完成項(xiàng)目目標(biāo)所充當(dāng)?shù)慕巧�。這樣，公開(kāi)的信息就構(gòu)成一項(xiàng)重要的激勵(lì)——信息激勵(lì)，團(tuán)隊(duì)意識(shí)就會(huì)加快形成。

　　為使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)磨合階段的時(shí)間縮短，在這個(gè)階段，IT項(xiàng)目經(jīng)理要引導(dǎo)所有成員參與到IT項(xiàng)目計(jì)劃的制定、規(guī)章制度的制定和任務(wù)的分配中來(lái)，同時(shí)要允許成員表達(dá)他們所關(guān)注的問(wèn)題。這樣，主動(dòng)參與對(duì)成員來(lái)講就構(gòu)成一項(xiàng)重要的激勵(lì)—參與激勵(lì)，團(tuán)隊(duì)成員就會(huì)更加容易接受團(tuán)隊(duì)的規(guī)章制度以及分配到的工作，團(tuán)隊(duì)意識(shí)就能得到進(jìn)一步強(qiáng)化。